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Configuration initiale

Cette opération n'est à faire qu'une seule fois par l'administrateur du système. Cependant vous devez suivre les étapes suivantes.
Ces opérations sont à effectuer à partir d'un compte administrateur.

Pour l'instant le programme ne fonctionne pas sans que la facturation soit active. C'est à dire qu'il n'est pas possible d'afficher
les vols si leur facturation ne fonctionne pas. Cela fonctionne si le module de facturation ne fait rien mais pas s'il part en erreur.
La conséquence et qu'il faut forcément configurer les tarifs et les comptes avant de rentrer des vols.

(On verra plus tard s'il est utile de supporter la gestion des vols sans facturation)

Configurer le programme

Il est possible d'ajouter des catégories de pilotes, et de vol avion et planeur. Cela ce fait en éditant le fichier config/program.php. Ce fichier vous permet également de vérouiller l'accès au programme pendant les opérations de maintenance.

Le fichier config/facturation.php vous permet de spécifier si vous voulez ou pas permettre le partage des vols entre pilote. Vous pouvez également y indiquer si vous voulez activer le module de gestion des pompes à essence.

Configurer le nom et l'adresse du club.

Dans le menu maintenance site, choisissez configuration du club et rentrez les informations.

!! Pour l'instant il faut aussi configurer manuellement l'email et le site WEB du club dans le fichier config/dx_auth.php.

Ajouter des comptes

Vérifiez d'abord que le plan comptable contient les catégories de comptes que vous voulez gérer (menu trésorier, lien définition du plan comptable). Si le plan comptable proposé, ne vous satisfait pas adaptez-le. Vous pouvez supprimer, modifier ou renommer des catégories.

Balance + bouton ajout (le petit signe +)

Il est important de prendre un peu de temps pour définir les comptes que vous voulez gérer avec votre comptabilité. Une fois que vous aurez commencé à enregistrer des opérations, il est plus difficile de modifier la liste des comptes. Lors que j'ai mis en place notre comptabilité, j'avais un compte de recette "heures de vol et remorqués". Puis j'ai crée les comptes "Heures de vol" et "Remorqués" mais j'ai été obligé de garder le compte initial car il contenait des écritures.

Pour une comptabilité de base il vous faut:

  1. Un compte de classe 101 ou 102: Capital ou fond associatif. Il vous servira a équilibrer vos actifs.
  2. Des comptes de reports 110 et 119
  3. Les comptes de résultat 120 et 129
  4. Des comptes d'immobilisation de classe 215. Au club on en crée un par machine.
  5. Des comptes d'amortissements si vous voulez gerer les amortissements
  6. Des comptes de tiers classe 46
  7. Les comptes clients 411 seront crées lors de la création des membres
  8. Vos comptes bancaire et caisses, classe 512
  9. Vos comptes de charges de classe 600
  10. et vos comptes de produits de classe 700

Vérifiez que votre balance est à 0.

Passez les écritures d'initialisation.

Lors de votre premier exercise il vous faut passer un certain nombre d'écriture pour initialiser votre comptabilité.

  1. Entre vos comptes de banque (emploi) et votre compte 102 (resouces) pour prendre en compte vos actifs bancaire
  2. Entre vos comptes d'immobilisation (emploi) et votre compte 102 (resources) pour prendre en compte la valeur de votre parc

C'est plus pratique si vous pouvez commencer l'exercise avec des comptes pilotes à 0. Sinon équilibrez les avec les comptes de valeurs à nouveau.

Vérifiez votre bilan. Il doit contenir l'ensemble de vos actifs et de votre passif avant de commencer l'exercise.

ajouter des tarifs

Les comptes doivent être définis avant les tarifs. En effet chaque tarif contient une référence sur le compte de produit à créditer à chaque fois que le produit est facturé. Il est toujours possible de rajouter des comptes si lors de la création d'un élément de tarif vous vous appercevez que vous n'avez pas le compte associé.

Créer un tarif "Prestation gratuite" à 0, vous l'utiliserez comme tarif par défaut.

ajouter des machines

Cela doit se faire après la création des tarifs puisque les machines peuvent être associée à des tarifs.

ajouter des pilotes

N'oubliez pas de changer le mot de passe des utilisateurs si vous voulez que vos pilotes puissent accéder au programme. (Administration.Utilisateurs)

Créez votre module de facturation

Voir ...

Tester l'ajout de vol

Vérifiez que vos vols sont bien crées et que la facturation est correcte dans le compte pilote