Project

General

Profile

Interconnexion avec les systèmes de la FFVV

Pour les clubs français, GVV a la possibilité de s'interconnecter avec les systèmes de la fédération française de vol à voile. Cette fonctionnalité est fournie sans garanties, elle ne fonctionnera qu'aussi longtemps que la fédération maintiendra des serveurs compatibles en ligne.

La philosophie concernant l'interconnexion est de ne transférer aucune information, ni de ne déclencher aucune action à partir des informations fédérales sans validation par un responsable du club. Le trésorier devra valider les propositions de facturation de licence. Un responsable du club devra déclencher et valider l'envoie d'information si un jour on supporte ce genre de fonctionnalité. Cela n'automatise pas la gestion autant qu'il serait possible, mais c'est la seule méthode pour que les clubs gardent le contrôle sur la diffusion de leurs données et leur comptabilité.

Les fonctionnalités supportées:
  • Remplissage automatique du formulaire de création de membre à partir des informations contenues dans HEVA
  • Affichage des licenciés du club
  • Affichage des débits effectués par la fédération sur le compte du club
  • Affichage des licences
  • Facturation automatique des licences

Les fonctionnalités qui vont arriver bientôt:

  • Prise en compte automatique dans la comptabilité des débits de la fédération
  • Nettoyage de l'affichage (j'ai été vite)

Peut-être plus tard:

  • Transfert des comptes rendu d'activité
  • Gestion des conditions d'expérience en prenant en compte l'activité dans tous les clubs affiliés

Configuration

Il faut demander un identifiant et un mot de passe à Luc Guillot.
Puis les saisir dans les champs correspondant de configuration club.

Utilisation

Cela ouvre un menu supplémentaire qui permet de communiquer avec HEVA, le système de gestion des licences de la fédération.

Pour que cela fonctionne, il est important que le numéro de licencié fédéral, soit correctement rempli dans la fiche membre du club. Cela peut se faire en éditant la fiche. Il y a aussi un lien "Associe" dans la fenêtre licenciés qui permet d'affecter facilement le numéro. Si le membre n'existe pas, le bouton "Création" permet d'ouvrir le formulaire de création de membre pré-rempli.

Fenêtre d'association

Cette fenêtre permet d'affecter son numéro de licence à un membre ou de créer le membre s'il n'existe pas.

La facturation automatique des licences

Pour les trésoriers, un bouton supplémentaire apparaît dans le menu. Il permet la facturation automatique de leur licence à vos membres.

La version initiale de l'interface du serveur HEVA, n'a pas été optimisée pour ce cas. Elle impose d’interroger HEVA pour obtenir la liste des licenciés, puis de faire une requête par licencié. Pour une petite association comme Abbeville, cela prend environ 30 secondes. Afin de ne pas imposer 30 secondes d'attente à chaque rechargement de page, les informations sont sauvegardée localement et ne sont chargée qu'une fois par session. Cela veut dire que les modifications faites dans HEVA (achat d'une licence) ne seront visibles que la prochaine fois que vous vous connecterez et que vous aurez à attendre 30 secondes pour charger les informations de facturation.

L'écran vous présente la liste des licences qui ont été facturées au club par la fédération. Quand le licencié est identifié (un de vos membre a ce numéro de licence) que la licence n'a pas déjà été facturée, un bouton vous permet de facturer la licence au membre. Ce bouton ouvre une fenêtre de dialogue pré-remplie que vous n'avez plus qu'à valider. Vous pouvez changer tous les champs (date, pilote à facturer, description). Ne changez pas le numéro de pièce comptable, sinon le système ne pourra pas savoir si la licence à déjà été facturée.

Certains pourront se demander pourquoi j'impose la validation systématique de chaque licence, alors que dans la majorité des cas le trésorier n'a qu'à valider. C'est justement pour qu'il contrôle chaque opération de facturation.

Pur ceux qui se demandent pourquoi le produit est à un euro et la quantité au prix de la licence, c'est parce que j'ai abandonné il y a longtemps l'idée d'avoir une ligne de tarif pour chaque type de licence fédérale. Il y a énormément de types de licences, encore plus d'options et cela change tous les ans. Donc maintenant j'ai un produit licence à un euro, et j'en facture autant que nécessaire.