Project

General

Profile

Utilisation pour le trésorier

Le programme a pour ambition de permettre une gestion rigoureuse de la comptabilité du club. Cependant l'expérience en comptabilité des concepteurs est réduite, n'hésitez pas à nous contacter pour signaler des erreurs de principe ou des améliorations possible.

Contrairement à beaucoup de logiciels qui se contentent de gérer des comptes pilotes, GVV supporte la comptabilité à double entrée. Cela implique de la part du trésorier ou du comptable du club un effort de configuration des comptes à utiliser. Il est possible suivant vos besoins, de vous limiter au strict minimum, ou de mettre en place une comptabilité très détaillées.

La base de la comptabilité est donc l'écriture comptable qui définit un flux financier entre deux comptes. Par conception la somme des flux est nulle, et la balance des comptes équilibrée.

Certaines de ces écritures sont générés automatiquement, par exemple lors de la facturation des vols. D'autres sont saisie manuellement lors de la prise en compte du paiement d'un pilote. Pour les opérations non automatique, GVV vous propose des écran de saisie dans lesquels vous êtes guidé. Par exemple l'écran de saisie d'un règlement ne vous permet que d'enregistrer une opération qu'entre un compte pilote et un compte de banque ou de caisse. Notre intention au fur et à mesure du développement du programme est de proposer un écran de saisie pour chaque type d'opération possible. Pendant la phase de développement, il existe cependant un écran de saisie d'écriture non guidée. Cette écran permet au comptable de passer des écritures entre n'importe quels comptes. Attention, cela permet également de passer des écritures qui n'ont aucun sens comptable. On ne peut toutefois pas le désactiver avant que tous les cas d'utilisation légaux n'aient été identifiés et qu'un écran de saisie spécialisé n'ait été créé.

La mise à jour du plan comptable

Onglet trésorier + "Définition du plan comptable"

C'est la définition des types de comptes possibles. Quand vous voulez créer un compte, il faut que son type existe préalablement dans le plan comptable. Vous pourrez toujours ajouter des entrées dans le plan comptable mais le type doit précéder la création du compte.

Il y a déjà un plan comptable fourni avec GVV, mais vous voudrez surement l'adapter. Il vous faut:
  • des comptes de capitaux, classe 1
  • des comptes de classe 2 pour les immobilisations
  • des comptes de classe 3 pour les stocks (je n'en gère pas dans mon club)
  • des comptes de classe 4 pour les tiers, comptes pilotes, comptes fournisseurs
  • des comptes de classe 5 pour vos comptes bancaires
  • des comptes de classe 6 pour vos charges
  • des comptes de classe 7 pour vos produits

Encore une fois il s'agit de catégories, vous pourrez créer plusieurs comptes de même catégorie. J'utilise par exemple, plusieurs comptes bancaires de numéro 512. Et j'ai (heureusement) beaucoup de comptes pilotes de numéro 411. Il faut que votre plan comptable respecte le plan comptable en vigueur pour les associations dans votre pays.

La création des comptes

Menu "Compta" - "Balance", cliquez sur l'icone + pour créer les comptes.
C'est la que vous devez créer vos comptes bancaires (512), d'immobilisation (Classe 2) et comptes de charge et produit. A vous de trouver le bon niveau de détail.

La gestion des tarifs et produits.

Onglet trésorier + "Définition des produits et tarifs"

C'est la que vous allez définir ce que vous voulez facturer et à quel prix. Les comptes de produits doivent être créé avant.

Vous pouvez vouloir facturer
  • des remorqués ou des centièmes d'heure de remorqueur
  • des heures de vols de différentes catégories
  • des carnets de vols, des cartes, etc.

Les tarifs contiennent une date d'application. Le logiciel utilise le tarif le plus récent à la date de facturation.

La facturation

Il n'y a plus d'édition de facture dans GVV. Ce qui importe pour un pilote c'est de savoir quel est le solde de son compte et d'avoir le détail pour pouvoir vérifier. Avec GVV il est donc possible de réaliser des extraits de compte pilote détaillé entre deux dates ou jusqu'à la date courante.

C'est la saisie des vols qui entraîne la génération de lignes d'écriture dans le compte pilote. Il est également possible de facturer au pilote des prestations, carnets de vol, cartes, cotisations dans l'écran compte pilote. Seuls les trésoriers peuvent réaliser ce genre d'opérations.

Si vous modifiez un vol (durée, pilote, etc) les opérations de facturations sont effacées et régénérées.

Configuration de la facturation (règles de facturation)

Pour l'instant il faut adapter le programme pour définir les règles de facturations. Cela pourra être amené à changer si quelqu'un réalise un module de facturation générique configurable (par exemple mafacturation).

Le nom de votre module de facturation est défini par le paramètre "Type de facturation" de l'écran de configuration club. Le programme utilise le fichier application/libraries/Facturation_mafacturation.php. Inspirez vous des facturations existantes (accabs et aces) pour créer la votre.

Les opérations

Les opérations automatiques

On considère que voler correspond à un acte d'achat qui entraine automatiquement la facturation du vol. Donc toutes les recettes issues des vols sont enregistrées automatiquement lors de la saisie des planches de vol.

De la même façon la facturation au pilotes à travers l'achat de manuels, cotisations, etc génère directement une recette.

La saisie des dépenses

C'est la saisie d'une opération entre un compte de charge 6 et un compte de banque ou de caisse (5). Quand un pilote présente la facture d'un achat qu'il a effectué pour le compte du club, il est possible de le rembourser en créditant son compte pilote. C'est pourquoi dans l'écran de saisie il est possible d'effectuer une dépense en utilisant un compte pilote en contre-partie. C'est également l'opération à utiliser pour créditer un pilote d'une bourse.

La saisie des recettes

Pour les recettes non directement liées aux vols, manuels, cotisations, etc, c'est à dire pour les recettes qui ne sont pas générées automatiquement par le programme. Il est possible de saisir directement la recette.

La saisie des règlements pilote

C'est la prise en compte du paiement des heures par un pilote. Elle affecte le compte pilote et le compte de banque.

Remboursement d'un pilote qui quitte le club

La prise en compte d'une bourse pour un pilote

Cette opération doit avoir plusieurs effets
  • L'opération doit augmenter le débit du compte bancaire du club (Pour les non spécialistes il existe excellents didacticiels de comparabilité qui expliquent pourquoi un compte bancaire vois sont débit augmenter quand on y verse de l'argent).
  • Le crédit du compte pilote doit être augmenté.

La prise en compte d'une bourse a exactement le même effet sur les comptes de banque et pilote que si le pilote remplissait lui même le chèque.

Si l'on veut enregistrer l'information que le paiement n'est pas fait par le pilote, mais par un organisme qui le subventionne, il faut passer deux écritures, une dépense et une recette. Une entre la banque et un compte de produit et l'autre entre un compte de charge et le compte pilote. De cette façon les opérations sont neutres pour le résultat.

Les tableaux de bord comptables

Les soldes pilotes

Les journaux

Les comptes de résultats

Le bilan

Les opérations de fin d'année

La cloture des comptes

Le bouton "cloture" sur la page bilan vous propose de réaliser les écritures suivantes:
  • Réincoporation du résultat de l'année précédante dans le capital ou les fonds associatifs
  • Mise à 0 des comptes de charge vers les comptes de résultat
  • Mise à 0 des comptes produits vers les comptes de résultat.

La première fois que vous cliquez sur "cloture" le logiciel vous présente les opérations qu'il va effectuer et vous avez un bouton "validez" en bas de page. Un fois validez vous voyez les opérations effectuées et vous ne pouvez plus valider.

Le gel des opérations

Une fois que vous avez validé vos opérations comptable vous voulez empêcher toute modification. Cela se fait à partir du gel des écritures. Sélectionnez toutes les écritures à valider dans le grand journal ou les journaux de comptes et cliquez sur "geler". Si vous gelez des opérations qui l'étaient déjà, cela n'a pas d'effet.

Une fois les opérations validées ou gelées, il est impossible de les modifier ou de le supprimer. Il devient également impossible de modifier ou supprimer les vols ou les achats qui y sont attachés.

La modification des tarifs

Pour modifier un tarif, utiliser le bouton cloner. Il crée une nouvelle ligne de tarif avec la même référence applicable à la date du jour. Il vous suffit ensuite de modifier le prix de cette nouvelle ligne et la date d'application si vous ne voulez pas appliquer le nouveau tarif le jour même. Attention le logiciel utilise certaines des références en interne pour la facturation. Si vous modifier les références, il faut également modifier les modules de facturation qui les utilisent. Les produits qui sont facturés manuellement par le trésorier peuvent être modifiés librement.